子育て女性も働きやすい環境づくりの為に仮想オフィスを選択



【導入企業情報】

企 業 名 :音響・照明事業を展開する企業A様 / 創業40年以上

拠  点 :東京本社、大阪支社、他都内に数か所

事業内容:ファッションショーから博物館まで、あらゆるジャンルの音響・照明デザイン

     及びオペレーション・施工を行う。

従業員数:60~100名規模


 

1.コロナになり、在宅ワークの取り組みに奔走、、

 

ファッションショーやコンサートから博物館やテーマパークなどあらゆるジャンルの音響・照明のデザインや施工、販売まで行っている企業様。

事業内容に共感し入社される社員の方が多いですが、裏方のお仕事である為に勤務時間の早い遅いがあるなど不規則です。そのため長期的に働きやすい環境づくりを目指し、会社全体で取り組みは以前より経営課題でした。 女性社員が結婚や出産後も働きやすい環境の確保を目的として、在宅ワーク導入を以前より検討はしていましたが思うように進みませんでした。コロナになり特定の社員だけでなく、全社員へ在宅ワークの環境を整える必要が出てきたため、その対応に奔走しておりました。


2.「今何をしているか見えないから仕事が頼みにくい」

 

(総務部S様)

在宅ワークを推奨していましたが、現場での業務が多いこともあり大半の社員が出社をしていました。出社している社員からは、在宅社員は今何をしているかわからないから、仕事が頼みにくいという声。在宅社員が出社してからでないと仕事の依頼をしない社員も出てきて、仕事の効率が著しく落ちることもありました。

その結果、出社社員へ仕事の依頼が集中し負担が大きくなったことで、一部のメンバーから不公平感があるといった声が出ることも。一方、在宅ワークをしている社員にとっては、溜まった仕事をゆっくりと処理が出来るものの、やはり会社とのやり取りがスムーズにいかないことに不満を抱えていました。


3.解決したかったのは「出社と在宅の不公平感」


まず行ったのは、グループウェアを導入、LINEワークスやGoogleMeetの導入、勤怠管理システムの入れ替えなどを実施。


(総務部S様)

拠点間や部署間のコミュニケーションが以前より改善し、業務の効率や生産性が向上はしましたが、どうしても在宅ワーク社員の生産性向上にはつながらずにいました。在宅だと思ったら休みだったなど、小さなボタンの掛け違いが原因でした。コロナによって在宅ワークが進んだことで、ますます出社社員への不公平感が大きくなりました。


4.「仮想オフィスOasis(オアシス)へ出社」で解決


特に困っていたのはバックオフィスやシステム管理部、デザイン業務の社員でした。

在宅ワークが比較的行いやすいことや、小さなお子様をもつ女性社員もいたことから、在宅ワークの希望者も特に多い部署でした。


出社社員と在宅社員の見ない壁をなくすべく、導入を検討したのが仮想オフィスでした。

全ての社員が仮想オフィスに出社をすることで、「今声をかけていい人」や「どの部署の誰が出社しているのか」などがひと目でわかるようになりました。

現場からはカメラOFFで利用することで、化粧など身だしなみに時間がない時でも気軽にメンバーと会話しながら業務ができる点も好評です。


5.会話意欲やステータス表示を活用、在宅社員との 

連携が生まれました。




Oasis(オアシス)の利用ルールとして、育児やMTGで席を外すことが多い社員へは「MTG中・離席中・休憩中(ステータス)」や「会話意欲」をこまめに設定させるようにしています。相手に自分の状況を知らせることで、見えない相手への連携がスムーズに出来るようになりました。


また会話をするときは、ラインワークスで「あとでオアシスで話しましょう」と事前に伝えたり、相手のステータスを確認して「トーク申請」で話しかけます。

大切な会話にはロックをかけることも出来るので、業務上の込み入った話も安心して話をすることができます。

 

今後は、より多くの社員がOasisを利用しやすいように、グループウェアとの連携も予定しています。そして朝礼や社内連絡をOasisで行うことをどんどん推奨していきたいと思います。