事前準備~レイアウトの工夫で100名規模の初オンラインイベントに成功

更新日:2月5日


活用事例コロナ禍でオンライン化が急速に進み、クラウドオフィス「Oasis」を使って数百人規模のイベントや懇親会を開催したいというご相談も増えております。今回は国内最大級の受験情報サイトを運営されているinter-edu様にご利用いただいた事例をご紹介します。バーチャル空間における運用ルールや事前準備など参考に頂ければ幸いです。



塾と私立学校を繋ぐ懇親会をオンライン開催

主催者 :inter-edu様(https://corporate.inter-edu.com/)

開催日 :2021年11月吉日 17時会場

開催場所:バーチャル空間「Oasis」 参加者 :塾関係者の皆さま・学校関係者の皆様、延べ100名

内 容 :①開会のご挨拶 ②各フロアへ移動 ③塾×学校による交流会


上記内容で開催された、バーチャル空間を利用した懇親会イベント。

様々な参加者が混在する中、初めてのオンラインイベント開催の挑戦でしたが、本番を迎えるまでの事前準備や対応について、お話をさせて頂きます。


事前の徹底した準備・練習が成功の秘訣


①イベントの目的の確認

②入念なリハーサルによるトラブル確認

③運用に合わせたレイアウト変更

イベント開催にあたり、①~③のポイントに沿って事前打ち合わせを行いました。それぞれどういうところを意識して話し合ったのかをご説明していきます。

①イベントの目的を明確にする

こちらはオンラインだから必要という内容ではありませんが、初の試みだからこそ重要なポイントでした。なぜなら業務を進める担当者の開催モチベーションが「とりあえず初のオンラインで開催できればいい」に陥ってしまうケースがある為です。コロナ渦で新しい試みを模索されている企業様は、思い当たるところではないでしょうか。

inter-edu様は、ここの目的が明確に存在していました。”コロナで失われた教育関係者たちの情報交換の場を安全な形で復活させたい”という熱い想いでした。実際に開催後のアンケートでは、もちろん課題点もありますがご満足頂いていることが分かりました。イベントの目的を明確にして、事前準備に取り組めたからこそと言えます。

②入念なリハーサルによるトラブル確認

初の試みということもあり白紙からのスタートでした。

まずは絶対に譲れない項目の確認とそれに合わせた運用ルール、そしてトラブル対応について話し合いました。

  1. まずは、イベント概要の確定を行います。

  2. 続いて、交流の場をどうするかについて話し合います。

ここが一番時間を要したところです。実際のバーチャル空間に参加しながら、こうしよう、ああしようと話し合いを行いました。機能開発も重ねながら進めました。 例)会話は1対1か1対nなのか、込み入った話をする時の操作確認、100人を超えるため一回あたりの会話に時間制限を設ける、各テーブルでの会話の入れ替えを行うため機能開発を行う、等

3. リハーサルを重ねて、各ポイントでの注意点についても確認を進めました。

これはinter-edu様、弊社でお互いに持ち帰り、社内で実際にログインをした時にどういうトラブルが起きるのか?などの確認を重ねていきました。

例)ログイン時のトラブル対応、マイクやスピーカーが接続されているかなど基本PCスキルから、移動はどうするのかなどバーチャル空間の操作方法、途中参加者の対応をどうするか、等

4. 3で話し合った課題をもとに、運営チームとトラブル対応チームの編成しました。

当日の運営チームとは、参加者で活発に行動されていない人へのお声がけ、トーク時間終了開始時の進行役で、各フロアに配置することにしました。そこで出てきた内容でPCトラブルなどについては、トラブル対応チームに共有していくという流れです。


③運用に合わせたレイアウト変更

②で話を進めながら弊社側では、目的に合わせたレイアウトの設定や全体アナウンス機能開発などを行いました。バーチャル会場ならではの取り組みと言えます。


フロア選択画面 受付フロアと各会場を作成

受付フロアでの開会式で始まった本イベント

懇親会テーブルの活用で決まった時間に多くの交流が可能となります。


イベントを通じて分かったメリット・デメリット


バーチャル空間開催では、下記のようなイベント担当様のお悩みが解決されることが分かりました。

1. 立地がよくコスパもいい会場選びと空き状況の確認が大変。

2. 大きな柱があったりL型になっていたりとレイアウトによって運営に支障が出る。

3. リハーサルができる時間が制限される為、不安を残したまま当日を迎えることも。

バーチャル空間では上記のような心配はいりません。会場下見もパソコンがあれば一発です。当日の運用がしやすいようにテーブル配置が行えることや、リハーサルも自由なタイミングで行えるなどの利点があります。

一方デメリットも存在します。

  1. ネット環境や参加者のPC性能の確認が必要

  2. 当日の進行運営担当とは別に、PCトラブル対応チームが必要になる

これらは開催前に会場を解放して参加者様に試してもらう期間を設けることで大部分は解決出来ます。何よりも感染リスクを抑えることができて安全にイベントを開催できます。